Trải nghiệm làm việc tại nhà (在宅勤務) trong công ty Nhật

Trong những tháng gần đây thì: 在宅勤務 ( Làm việc tại nhà)、時差出勤 (Áp dụng thời gian làm việc khác nhau để tránh giờ cao điểm),…là những cụm từ được nhắc đến rất nhiều trên các phương tiện truyền thông. Thậm chí là các bản tin thông báo trên tàu khi di chuyển cũng đề cập đến những nội dung này. Liên quan đến chủ đề Telework, mình đã có một bài viết  về cách làm sao để tăng hiệu quả khi làm việc tại nhà trong công ty Nhật ở thời điểm dịch mới bắt đầu, khi mà việc việc áp dụng Telework là điều còn tương đối mới mẻ. Bài viết này sẽ là những chia sẻ sau một thời gian trải nghiệm Work from home trong môi trường công ty Nhật.

3 Nguyên nhân khiến dân công sở không thể tập trung khi làm việc tại nhà

Về việc áp dụng “Làm việc tại nhà” (在宅勤務) trong công ty Nhật

      Nếu như tại thời điểm này của chỉ một năm trước thôi thì có lẽ số lượng các công ty chấp nhận cho nhân viên làm việc tại nhà cả tuần là vô cùng ít ỏi. Vậy nhưng, hiện giờ thì tình hình đã hoàn toàn thay đổi khi mà chế độ “在宅勤務” ngày càng được chấp nhận rộng rãi hơn. Thực tế thì rất nhiều người Nhật đã từng có cái nhìn không mấy thiện cảm với Tele-work, kiểu như “テレワーク”=“サボる” thì cũng đã dần chấp nhận thực tế rằng ứng dụng Tele-work là một yêu cầu tất yếu trong việc thay đổi cách làm việc truyền thống để đối mặt với tình hình trong và sau Đại dịch.

Tuy nhiên, dù nói vậy thì mức độ áp dụng 在宅勤務 lại thay đổi rất lớn không chỉ giữa các ngành nghề công ty mà còn phụ thuộc vào từng Bộ phận mà bạn trực thuộc. Nếu như sẽ có bộ phận cho phép bạn làm việc tại nhà cả tuần thì cũng có team yêu cầu bạn có mặt tại công ty ít nhất 1-2 lần/tuần.

Cùng với đó thì cách quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong thời gian làm việc tại nhà cũng rất đa dạng. Nếu như có phòng yêu cầu nhân viên phải nộp trước kế hoạch ngày nào đến công ty, ngày nào làm việc tại nhà, kèm theo đó là nội dung công việc chi tiết thì cũng có những phòng ban chỉ cần gửi mail thông báo giờ giấc bắt đầu và kết thúc làm việc của ngày hôm đó.

Vậy nên, nếu có thông tin tuyển dụng Tele-work thì các bạn hãy nhớ xác nhận những yêu cầu cụ thể liên quan đến những nội dung trên nhé.

Sự quan trọng của quy tắc quản lý thời gian và kế hoạch của bản thân

Khi mới bắt đầu làm việc tại nhà, chắc hẳn lợi ích đầu tiên các bạn có thể nhận thấy được đó chính là tiết kiệm được thời gian di chuyển tàu, bus để đến công ty mà trong nhiều trường hợp có thể tốn đến 1,2 giờ/lượt. Ban đầu mình cũng có suy nghĩ như vậy và đã rất hứng khởi với suy nghĩ mình sẽ dùng thời gian vốn dành để di chuyển đến chỗ làm (通勤) tiết kiệm được để đọc sách, viết blog,…

Vậy nhưng, chỉ một thời gian ngắn sau đó mình nhận ra là mọi chuyện không dễ dàng như vậy. Thực tế thì không phải là cứ quỹ thời gian tăng lên thì đồng nghĩa với việc bạn giải quyết được nhiều việc hơn. Chính bản thân ý nghĩ mình có cả ngày để hoàn thành mọi việc hay nếu không hoàn thành trong giờ làm việc thì mình có thể tiếp tục kể cả khi giờ làm việc chính thức kết thúc, là nguyên nhân khiến tâm lý trì hoãn trở nên mạnh mẽ hơn và kết quả là mọi việc không thể kết thúc theo dự định vốn có. 

Một nguyên nhân khác là các yếu tố ngoại cảnh tác động như mình đã đề cập ở bài viết trước hay những stress được nhắc đến phía dưới của bài viết này cũng khiến năng suất làm việc bị giảm sút. Đây cũng chính là lý giải tại sao rất nhiều bạn thắc mắc tại sao rõ ràng bản thân có nhiều thời gain để làm việc hơn nhưng kết quả làm việc lại giảm sút so với thời điểm phải đến văn phòng hàng ngày.

Vậy nên, hơn bao giờ hết mình nhận thấy rõ được tầm quan trọng của việc đề ra và thực hiện những quy tắc quản lý thời gian và những công việc cần làm trong khoảng thời gian nhất định để đảm bảo hiệu quả công việc và tận dụng được tối đa quỹ thời gian đang có.

Sự khó khăn trong việc thiếu hụt sự giao tiếp face-to-face

Một trong những vấn đề được nhắc đến rất nhiều cùng với sự phổ biến ngày càng rộng rãi của Telework là sự thiếu vắng sự giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp. Giao tiếp face-to-face vốn được coi là một hình thức hiệu quả để tạo dụng mối quan hệ và tăng sự gắn kết giữa các thành viên trong cùng công ty. Vậy nên, khi mà hình thức giao tiếp chuyển sang hoàn toàn bằng online thì không ít thì nhiều khoảng cách với các đồng nghiệp cũng bị kéo xa ra nếu không có những hình thức, giải pháp khác hỗ trợ (ví dụ như オンライン飲み会 chẳng hạn).

Mặt khác, làm việc tại nhà cùng với việc không trao đổi, giao tiếp trong thời gian dài cũng là nguyên nhân khiến dễ cảm thấy bị stress. Đặc biệt với rất nhiều bạn đang làm việc ở Nhật, xa gia đình và bạn bè thì cảm giác “孤独感” (cô độc) là điều rất dễ xảy ra.

Nếu bạn nào cũng ở trong những trường hợp tương tự thì thẳng thắn trao đổi với cấp trên của mình là một trong những cách hiệu quả để cải thiện tình hình. Ngoài ra, tăng cường giao tiếp với bạn bè, gia đình, tất nhiên là dù qua online hay thường xuyên ra ngoài với hình thức vận động thích hợp cũng là những ý tưởng không tồi để tránh tình trạng quá tải bởi stress do Telework.