3 Nguyên nhân khiến dân công sở không thể tập trung khi làm việc tại nhà

Đã hơn 1 tháng kể từ khi bắt đầu Telework (Làm việc tại nhà) nhưng thực sự phải thừa nhận là, việc tập trung làm việc để đạt hiệu quả tương tự như khi đi làm tại Văn phòng là điều khó hơn mình đã nghĩ. Nhân dịp xem được một clip của Youtuber Daigo, một trong những Youtuber nổi tiếng nhất của Nhật hiện nay về chủ đề này khá hay, mình sẽ tóm tắt 3 nguyên nhân gây ra tình trạng mất tập trung khi làm việc tại nhà cũng như những gợi ý về giải pháp khắc phục dựa trên nội dung của vlog đã xem.

1. Sự hiện hữu của quá nhiều hình thức giải trí tại nhà

Đây có lẽ là điều dễ nhận thấy nhất bởi khi bắt đầu tele-work cũng đồng nghĩa với những chuỗi ngày vừa làm việc vừa đấu tranh tư tưởng có nên gọi ship đồ ăn vặt, có nên xem drama “Itaewon Class” đang rầm rộ,…Và có lẽ hình thức giải trí tiêu tốn thời gian nhất chính là việc sử dụng mạng xã hội. Đang làm việc nhưng khi nghe thấy tiếng báo mess tin nhắn Facebook đến, thì hẳn nào cũng sẽ dừng công việc, mở điện thoại check tin nhắn, rồi tiện thể check luôn xem Group “Yêu nhà, Ghét bếp” có bài đăng gì hay không,…và cứ thế, rất khó để đặt điện thoại xuống mà tiếp tục làm những gì đáng ra phải làm trước đó.

Hiện nay thì không chỉ Facebook mà Instagram, Tiktok,… cũng đang quá phổ biển khiến thời gian tiêu tốn vào việc sử dụng mạng xã hội lại càng tăng. Chính việc có quá nhiều hình thức giải trí tại nhà khiến khả năng nói “Không” trước những “cám dỗ ngọt ngào” này của chúng ta vốn đã không cao thì nay lại càng không thể thấp hơn nữa. 

Vậy làm cách nào để có thể hạn chế tình trạng này? Câu trả lời rất đơn giản, vấn đề là có quyết tâm thực hiện hay không thôi. Việc loại bỏ những hình thức giải trí, hoặc ít nhất đó là đặt nó ngoài tầm mắt hay đặt nó trong tình trạng không thể sử dụng được trong một khoảng thời gian nhất định đã được chứng minh là có hiệu quả trong việc giảm sự phân tán tập trung. Trong vlog thì có gợi ý đặt điện thoại trong những chiếc hộp hẹn giờ mà nó chỉ mở sau một thời gian nhất định. Để đơn giản, thì chỉ cần tắt nguồn hay để chế độ trên máy bay là đã ổn rồi, chỉ đừng để tình trạng vừa tắt nguồn vài phút sau lại bật lên dùng tiếp là được!

2. Không đặt ra giới hạn thời gian cụ thể

Hồi còn là sinh viên, bài tập cuối kì thì chắc ai cũng lên kế hoạch chuẩn bị trước cả tháng, nhưng rồi thể nào cũng là vài ngày cuối cùng lại vắt chân lên cổ để làm cho nộp kịp deadline. Thực tế là vậy ! Khi ý thức được thời gian bị giới hạn, chúng ta làm việc tập trung và hiệu suất công việc thường cao hơn rất nhiều khi không được giao deadline cố định.

Điều này cũng tương tự với việc làm việc tại nhà. Khi đến công ty, bạn biết rằng chỉ có 8 tiếng để hoàn thiện những công việc được giao, vì vậy muốn về đúng giờ không còn cách nào khác chúng ta buộc phải tập trung để hoàn thành nó. Tuy nhiên, vẫn là lượng công việc đó khi làm việc tại nhà, bạn có thể tốn đến 10, 12 giờ mới hoàn thành. Vì đơn giản bạn nghĩ rằng “Không cần vội!”. Đáng lẽ phải bắt đầu làm việc từ 8 giờ sáng, nhưng rồi tặc lưỡi thôi 9 giờ bắt đầu cũng được, cùng lắm là bỏ giờ nghỉ trưa làm bù là xong,…Và cứ thế, chúng ta trì hoãn việc tập trung hoàn thành công việc, điều mà dáng lẽ phải được ưu tiên trước những nhu cầu cá nhân khác.

Để giải quyết vấn đề này, đơn giản nhất là hãy đặt ra deadline cho tất cả các task bạn phải hoàn thành. Ví dụ, bạn có báo cáo cần nộp trong tuần này thì thay vì nghĩ “trong tuần này” = “lúc nào cũng được”, hay đặt ra một giới hạn cụ thể, ví dụ trong sáng nay, hay ngày hôm nay để hoàn thành nó. Chính việc buộc bản thân phải ý thức rằng thời gian để giải quyết công việc là có hạn sẽ giúp chúng ta tập dung dễ dàng hơn.

Ngoài ra, phương pháp Pomodoro, một phương pháp để quản lý thời gian và nâng cao khả năng tập trung hiệu quả đã được biết đến rộng rãi trên thế giới cũng rất đáng để thử. Các bước để thực hiện phương pháp này có thể khái quát như sau. Bước 1: Quyết định task sẽ thực hiện. Bước 2: Đặt thời gian, theo phương pháp Pomodoro truyền thống là 25 phút. Bước 3: Làm việc cho đến khi hết thời gian đã định trước đó. Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút. Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cá nhân).

3. Sự đảo lộn của nhịp sinh hoạt (Daily Routine)

Đại dịch lần này nói chung và việc thực hiện tele-work nói riêng đã nối dài cuộc sống mà mỗi ngày “đều không giống như trước đây”. Chính bởi những thói quen đã được thực hiện mỗi ngày nay không còn nữa đã khiến khả năng tập trung của chúng ta bị giảm sút đáng kể. 

Con người có sự phân biệt rõ ràng trạng thái sẵn sàng làm việc (Work Mode) và trạng thái nghỉ ngơi (Relax-Mode). Thông thường, nếu như trước kia, sau khi thức dậy, bạn sẽ đi đến công ty, uống cafe và rồi bắt đầu làm việc. Chu trình này lặp lại hàng ngày như một thói quen trong cuộc sống của bạn. Và cứ thế lâu dần, những hành động lặp lại này trở thành báo hiệu để cơ thể chuyển đổi từ trạng thái nghỉ ngơi sang tâm thế hứng khởi để làm việc.

Tuy nhiên, khi làm việc tại nhà, chúng ta không thực hiện những hành động thường ngày mà chúng ta vẫn làm. Ví dụ như thay vì đến công ty, chúng ta chỉ việc thức dậy và ngồi vào bàn làm việc, thay vì uống cafe để tỉnh táo, vì ở nhà dậy muộn nên vừa mở mắt ra là chúng ta mở máy tính ra trả lời mail trước khi muộn deadline…Chính vì vậy, do không có những dấu hiệu để đánh thức trạng thái Work Mode, nên cơ thể khó có thể trở nên tập trung và bắt đầu làm việc.

Trong trường hợp này, xây dựng thói quen chính là điều cần làm để khắc phục nguyên nhân gây mất tập trung trên. Nói cách khác, bạn nên quyết định việc thực hiện hành động nào sẽ là dấu hiệu để báo cho cơ thể biết rằng bây giờ là lúc Work Mode cần “On”. Ví dụ như việc tập thể dục 5-10 phút, hay pha và thưởng thức cafe,… có thể là những lựa chọn hữu hiệu để đánh thức trạng thái làm việc của cơ thể. Tuy nhiên, để một hành động trở thành thói quen, điều mà bạn luôn cần nhớ là phải thực hiện nó nghiêm túc và duy trì trong khoảng thời gian nhất định, mà rất nhiều người tin rằng là ít nhất 21 ngày.

Đại dịch dù có đi qua thì trong tương lai xu hướng Telework cũng chắc chắn không hoàn toàn mất đi. Ngược lại, nếu ai có thể thích ứng tốt với hình thức làm việc này thì đó chính là cơ hội để đa dạng hoá nguồn thu nhập của bản thân. Hi vọng, các bạn có thể tìm thấy được thông tin hữu ích cải thiện khả năng tập trung và hiệu quả công việc khi Telework ở bài viết này.