5 Lời khuyên dành cho nhân viên mới khi làm việc tại công ty Nhật

Bắt đầu làm việc tại công ty Nhật cũng là bắt đầu việc làm quen với văn hoá công sở, phong cách làm việc,…có nhiều điểm khác biệt khi bạn làm việc tại các công ty trong nước hay công ty có vốn nước ngoài khác. Điều hiển nhiên là câu chuyện nên ứng xử ra sao, làm việc theo quy trình như thế nào,… phụ thuộc rất lớn vào quy định của công ty hay phòng, ban bạn làm việc. Tuy nhiên, sẽ có những quy tắc mà được biết đến và áp dụng rộng rãi trong hầu hết các công ty ở Nhật. Ở bài viết này, mình sẽ chia sẻ 5 lời khuyên, nói đúng hơn là 5 điều mà nhân viên mới khi bắt đầu làm việc tại bất kỳ công ty Nhật nào cũng nên có.

Memo

Đây có lẽ là điều đầu tiên mà senpai nào cũng sẽ dặn dò kohai không phải từ khi bắt đầu đi làm mà là từ khi bắt đầu quá trình tìm việc (就職). Vì sao? Rất dễ hiểu, việc cầm theo sổ, bút để ghi chép lại thông tin cần thiết là điều rất dễ ghi điểm và tạo ấn tượng tốt đối với bên tuyển dụng. Chỉ điều đó thôi cũng đã hiểu các công ty Nhật để tâm đến việc ghi chép memo của nhân viên như thế nào rồi đúng không?

Vì vậy, nếu bạn là nhân viên mới thì cũng hãy luôn nhớ mang theo một cuốn sổ nhỏ để ghi chép lại memo khi cần thiết. Kể cả nếu có nói là bạn tự tin về khả năng ghi nhớ của mình thì bất kỳ sếp người Nhật nào cũng sẽ cực kỳ bất an khi truyền đạt thông tin mà nhân viên lại không có giấy, bút mang theo đấy.

Ghi lại biên bản họp (議事録)

Thường thì tại công ty Nhật, việc ghi lại biên bản họp là việc các nhân viên mới luôn được giao. Tuy nhiên, vì là người nước ngoài, nên có thể trong thời gian đầu sẽ gặp khó khăn trong việc ghi nhận được toàn bộ các thông tin trao đổi trong cuộc họp, do đó có thể được miễn nhiệm vụ này. Hoặc trong một số trường hợp, biên bản cuộc họp được soạn theo format riêng với những thông tin rất cơ bản, không đi vào chi tiết nội dung trao đổi.

Lời khuyên ở đây là kể cả trong trường hợp không được yêu cầu ghi biên bản hoặc không đòi hỏi ghi lại một cách chi tiết, hãy cố gắng lắng nghe và ghi lại biên bản họp theo cách của bạn. Việc lắng nghe để ghi chép lại không chỉ tăng khả năng tập trung của bản thân. Đồng thời cũng sẽ giúp ích rất lớn trong việc giúp bạn làm quen với từ vựng chuyên ngành, trở nên quen thuộc với vòng quay công việc tại công ty. Tất nhiên, nên chú ý đừng để việc tập trung ghi biên bản ảnh hưởng đến những nội dung tasks khác trong trường hợp bạn được giao nhé.

Xác nhận lại thông tin

Nói cách khác, đây chính là cụm từ “確認” sẽ được nhắc đi nhắc lại rất nhiều lần trong bất kỳ đợt training nhân viên mới nào của các công ty Nhật. Đặc biệt, với xuất phát điểm là người ngoại quốc cùng rào cản ngôn ngữ thì việc xác nhận lại thông tin lại càng quan trọng. Hãy nhớ rằng, nếu xác nhận thông tin, bạn sẽ chỉ tốn thời gian đó một lần thôi. Nhưng nếu thực hiện công việc khi không hiểu rõ điều mình được giao thì bạn và cả team của bạn sẽ không chỉ lãng phí thời gian thực hiện công việc đó, mà còn cả thời gian để sửa lỗi hay làm lại nữa. Nên hãy luôn chắc chắn mình hiểu rõ điều mình được yêu cầu trong bất kỳ trường hợp nào nhé.

Tất nhiên, mới đầu bạn sẽ nghĩ rằng mình đang làm phiền người khác hay tương tự thế. Nhưng cứ thử nghĩ đến trường hợp mình sẽ phiền họ như thế nào nếu kết quả công việc không đúng như họ mong đợi để thẳng thắn trao đổi lại nhé.

Nghiêm túc với cả các công việc nhỏ nhặt

Giao cho nhân viên mới những công việc được gọi là “lặt vặt” như: copy giấy tờ, nhập dữ liệu,…có lẽ là điều mà không chỉ các công ty Nhật mà ở các công ty trong nước cũng có. Mình đã từng thấy rất nhiều bạn cảm thấy không thoải mái khi được giao những công việc như thế. Tất nhiên là mình rất hiểu tại sao các bạn lại cảm thấy như vậy. Khi ngày hôm trước vừa tốt nghiệp cử nhân, cảm thấy một mình có thể gánh được cả team, vậy mà hôm sau chỉ được giao những công việc nhỏ nhặt như thế.

Tuy nhiên, thay vì như vậy, hãy tận dụng mọi cơ hội để làm quen với môi trường làm việc, học hỏi trình tự thực hiện trong công việc,… với thái độ ngiêm túc và chăm chỉ. Nếu được, hãy suy nghĩ xem mình có thể làm gì để nâng cao hiệu quả những công việc quen thuộc mà ai cũng coi là lặt vặt đó. Nếu không tìm ra được đề xuất nào thì ít nhất cũng cần hoàn thành nhanh chóng với không sai sót nhé.

Duy trì thói quen chào hỏi rõ ràng

Ở các công ty Nhật tồn tại một cụm từ rất phổ biến là: “新人らしく挨拶をする”, để nói về cách chào hỏi một cách rõ ràng, dứt khoát của nhân viên mới. Nói cách khác thì thực hiện chào hỏi một cách chỉn chu và nghiêm túc là yêu cầu đã được đặt ra một cách hiển nhiên với tất cả các nhân viên mới. Nên nếu là nhân viên mới vào công ty mà chào hỏi quá nhỏ hoặc thậm chí không chào hỏi thì không cần nói các bạn cũng biết là ấn tượng sẽ như thế nào rồi đó.

Ngoài ra, một vấn đề nữa được đặt ra là duy trì thói quen chào hỏi đó. Vì trong rất nhiều trường hợp, khi làm việc được một thời gian thì hầu hết mọi người sẽ mất dần thói quen này vì nghĩ đã quen với môi trường, với đồng nghiệp nên không cần quá quan trọng việc chào hỏi nữa. Tuy nhiên, nếu bạn có thể chào hỏi một cách rõ ràng, chỉn chu kể cả sau khi vào làm việc được một thời gian thì sẽ tạo được ấn tượng vô cùng tốt với mọi người đấy.