Câu chuyện học Tiếng Nhật của Người đi làm – Kỹ năng Viết

Tiếp tục chuỗi bài viết liên quan đến câu chuyện những Người đi làm, đặc biệt là những ai đang làm việc tại Nhật hay trong công ty Nhật thì nên học tiếng Nhật như thế nào? Nếu Part 1 đã đề cập đến thói quen “Đọc” nên có và duy trì, thì ở bài viết này mình sẽ chia sẻ một số lời khuyên liên quan đến Kỹ năng “Viết” tiếng Nhật được sử dụng rất nhiều trong công việc hàng ngày.

Câu chuyện học Tiếng Nhật của Người đi làm – Thói quen “Đọc”

Làm sao để truyền tải chính xác điều muốn truyền đạt? Đặt và trả lời câu hỏi 6W2H

Đây là điều đúng với không chỉ Tiếng Nhật, mà khi sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào để nói hay viết thì cũng cần được lưu ý hàng đầu. Đơn giản là nếu bản thân người viết còn không xác định được điều mình muốn truyền tải là gì, thì không có cách nào người đọc văn bản đó có thể nắm bắt được ý đồ của tác giả. Vậy nên, việc cụ thể hoá nội dung cần diễn đạt thông qua việc đặt các câu hỏi: When, Where, Who, Whom, What, Why, How, How much? ở giai đoạn lên ý tưởng cho văn bản chính là cách hiệu quả để tránh việc viết lan man, không rõ ý cần trình bày.

Tất nhiên, trong thực tế thì tuỳ thuộc vào đặc thù môi trường công việc và loại hình văn bản thì các câu hỏi trên có thể được thay đổi, thêm, bớt cho phù hợp. Ví dụ, khi bạn soạn báo giá cho khách hàng (見積書) thì hiển nhiên “How much?” là câu hỏi không thể bỏ qua. Nhưng khi bạn viết mail báo sếp nghỉ ốm thì lại thành không cần thiết.

Vậy nên, không cần quá cứng nhắc việc phải áp dụng đủ tất cả các câu hỏi trên nhưng việc hình thành được thói quen xác định rõ vấn đề muốn truyền tải là điều then chốt ở đây.　

Làm sao để diễn đạt ngắn gọn, súc tích? Sử dụng tiêu đề (見出し)/đánh số, ký hiệu (箇条書き)

Các ý chính hay các nội dung chi tiết khi được chia ra, rồi đặt tiêu đề tương ứng cũng như sắp xếp theo kiểu bullets trong Word thì bao giờ cũng mang lại hiệu quả truyền tải tốt hơn cho người đọc. Ngoài ra, việc sử dụng biểu đồ, bảng biểu,…để truyền đạt ý tưởng cũng được đánh giá rất cao. Nên nếu ai vẫn còn kiểu viết như kiểu văn xuôi với cả đoạn văn dài, không đánh số, không chia mục nhỏ thì nên xem lại nhé. 

P/s: Ví dụ cho 箇条書き thì là kiểu viết như thế này nhé. Để đơn giản thì cứ sử dụng chức năng “Bullets & Lists” trong Word là được.

記

• 日時：~
• 場所：~
• 概要：~
• 予算：~

Làm sao để viết đúng văn phạm? Nhất quán việc sử dụng thể “ます・です” và thể ”である”

Xác định được trong trường hợp nào thì dùng thể “ます・です” và trong hoàn cảnh nào thì nên viết theo thể ”である” là vấn đề hết sức cơ bản. Đây là điều đầu tiên mà các bạn nên biết khi bắt đầu sử dụng tiếng Nhật để soạn thảo văn bản. Nhưng quan trọng hơn là việc sử dụng nhất quán trong văn bản, nghĩa là đừng dùng cả hai thể này trong một văn bản nhé. Đây là điều rất nên tránh vì sẽ khiến bạn mất đi tính chuyên nghiệp cần có đấy.

Nói một cách đơn giản thì “ます・です” được dùng khi viết mail trong công việc (ビジネスメール) hay khi liên lạc với cấp trên (上司への連絡メモ）,… Trong khi đó, thể ”である” được dùng khi viết báo cáo (報告書), kế hoạch (企画書), biên bản họp (議事録),…

Điều cần chú ý là nếu đã xác định được mình sẽ dùng thể nào thì chỉ dùng thể đó trong cùng văn bản. Đừng kiểu như thế này nhé. “本プロジェクトは本日をもって終了いたします。だから、～…”

Làm sao để tăng tốc độ viết? Lưu ý và memo lại cách viết của người khác.

Hiển nhiên là đối với người người nước ngoài sử dụng ngoại ngữ để soạn thảo văn bản thì sẽ là rất khó để có thể vừa truyền đạt tốt nội dung, lại vừa không mắc lỗi về hình thức, tức là về văn phạm, cách diễn đạt. Chính vì vậy, lời khuyên tốt nhất đó là luôn để ý đến cách các đồng nghiệp hay khách hàng người Nhật của bạn viết mail ra sao, soạn thư như thế nào,…để học hỏi. Khi cần thiết thì memo lại để khi cần có thể tham khảo. 

Tương tự như vậy, với những loại hình văn bản mà công ty đã có form sẵn hay mọi người thường thường dùng như một quy luật bất thành văn thì sử dụng ngay những mẫu đó là cách tiết kiệm thời gian nhất. Tất nhiên là nếu bạn muốn viết theo style của riêng mình thì nhớ xin ý kiến người phụ trách xem có ổn không nhé, nhất là đối với văn bản gửi ra ngoài bộ phận/công ty. (外部文書） 

Trên đây là một số tips liên quan đến việc làm sao để nâng cao kỹ năng viết Tiếng Nhật được sử dụng công việc. Thực ra thì còn rất nhiều những vấn đề khác nữa liên quan đến kỹ năng này, ở đây mình chỉ nêu ra vài điều cơ bản nhất. Nên nếu còn vấn đề gì khúc mắc khác, các bạn có thể để lại comment nhé!

自分が話したいことが明確ならベストティーチャー(Best Teacher)